کتاب بکارگیری اکسس در حسابداری - میرسمیعی

کتاب بکارگیری اکسس در حسابداری تالیف مسعود میرسمیعی توسط انتشارات ترمه به چاپ رسیده است.

امروزه سازمان های مختلف با حجم گسترده ای از داده ها و اطلاعات رو به رو هستند که برای استفاده ی مناسب از این داده ها، می بایست آن ها را به طور مناسب و مطلوبی شناسایی، طبقه ‌بندی و در شکل قابل قبولی گزارش شوند. ایجاد بانک های اطلاعاتی رایانه ای یکی از مناسب ترین ابزارها برای وارد کردن داده ها و نگهداری و ارائه ی گزارش‌ از سوی کاربران می باشد. نرم افزار اکسس می تواند بانک اطلاعاتی ای تهیه نماید که در ورود داده ها و تهیه اطلاعات و ارائه گزارش های مالی و غیرمالی به استفاده کنندگان  کمک نماید. به همین جهت، کتاب به کارگیری اکسس در حسابداری، برای کمک به کاربران در این زمینه در هفت فصل تهیه و تنظیم گردیده است: 1- آشنایی با بانک اطلاعاتی 2- روش های تهیه جدول 3- کار با جدول ها 4- نحوه تهیه فرم 5- پرس و جو ها و کاربرد آنها در بانک اطلاعاتی 6- نحوه تهیه گزارش در بانک اطلاعاتی 7- تهیه برد اصلی برای بانک اطلاعاتی

در فصل اول ابتدا بانک اطلاعاتی و عناصر آن معرفی شده است. سپس نحوه تهیه بانک اطلاعاتی خالی و جدید در برنامه اکسس، نحوه رمز گذاری فایل ها و چگونگی ایجاد بانک اطلاعاتی از طریق ویزارد بیان شده است. در فصل دوم و سوم روش های تهیه جداول و نحوه ی استفاده از آن ها آموزش داده شده است. در فصل چهارم به معرفی فرم ها و روش های ایجاد آن ها و چگونگی شکل دهی آنها پرداخته شده است. در فصل پنجم به تهیه ی پرس و جوها و نحوه ی استفاده مناسب از آن‌ها در بانک اطلاعاتی اشاره می‌شود. در فصل ششم در مورد روش های ایجاد گزارش و نحوه چاپ آن ها بحث شده است. در فصل آخر نحوه تهیه برد اصلی و فرعی جهت دسترسی به اجزای بانک اطلاعاتی بیان گردیده است.

شایان ذکر است که برای آشنایی استفاده کنندگان با آنچه که در هر فصل به صورت کاربردی بیان گردیده، یک لوح فشرده به همراه کتاب ارائه می گردد که عملیات هر فصل را در فایل جداگانه در خود دارد. استفاده کنندگان در صورت نیاز می توانند عملیات هر فصل را در این لوح فشرده مشاهده نمایند.

 

برشی از متن کتاب

فصل سوم: کار با جدول ها ایجاد ارتباط بین جدول ها: گاهی برای رعایت فرم های نرمال لازم است فایل ها در چند جدول قرار داده شوند. گاهی اوقات در زمان تهیه گزارش لازم است از فیلد ‌های چند جدول استفاده شود. برای آنکه از بین فیلد های چندین جدول، فیلد هایی را استخراج کرده و گزارش مورد نظر را تهیه کنیم می بایست بین جدول ها ارتباط برقرار کرد. دو جدولی که می‌خواهند مرتبط شوند می بایست دارای یک فیلد مشترک باشند و نوع داده‌ های آن‌ها نیز یکسان باشد. برای برقراری ارتباط بین دو جدول می توان به یکی از سه روش زیر عمل کرد: ارتباط یک به یک ارتباط یک به چند ارتباط چند به یک ارتباط یک به یک: ارتباط یک به یک نوعی ارتباط است که در آن به ازای هر رکورد (هر سطر) در جدول اول، یک رکورد متناظر در جدول دوم وجود داشته باشد. از این ارتباط زمانی استفاده می شود که فیلد های طراحی شده برای جدول، بیش از گنجایش فیلدهای قابل پذیرش در جدول‌های برنامه اکسس شده باشد. همانطور که قبلاً گفته شد جدول های اکسس گنجایش پذیرش 255 فیلد دارند. اگر جدول طراحی شده بیش از 255 فیلد داشته باشد لازم است مابقی فیلدها در جدول دیگر که ادامه ی جدول اول است قرار داده شوند. در این حالت ارتباط جدول اول و دوم از نوع یک به یک خواهد بود. از آنجایی که طراحی جدول با بیش از 255 فیلد کمتر اتفاق می‌افتد لذا این نوع ارتباط کمتر به کار می رود. فصل چهارم: نحوه تهیه فرم مقدمه: برای دریافت گزارش از بانک اطلاعاتی طراحی شده لازم است در بانک اطلاعاتی داده‌های وارد گردد تا اطلاعات در شکل های مناسب و دلخواه تهیه و ارائه گردند. فرم ها ابزاری هستند که از طریق آنها داده ها وارد بانک اطلاعاتی شده و در جدول ذخیره و نگهداری می‌شوند. به وسیله ی فرم ها می‌توان داده‌های بانک اطلاعاتی را اصلاح نمود و یا در صورت لزوم حذف کرد. وقتی فیلدهای یک جدول زیاد باشد امکان بررسی داده‌های مربوط به یک رکورد از طریق فرم آن جدول آسان تر و بهتر صورت می پذیرد. در فرم ها می توان کنترل‌هایی قرار داد تا کاربر از طریق آنها به قسمت های مختلف بانک اطلاعاتی دسترسی پیدا نماید. در این فصل ابتدا روش های مختلف تهیه فرم معرفی می گردد و برای جدول های بانک اطلاعاتی حسابداری فرم های مناسبی طراحی و تهیه می گردد. سپس استفاده از فرمان های منوی شکل دهی برای زیباتر جلوه دادن فرم ها بیان می شود. همچنین چگونگی به کارگیری کنترل های موجود در جعبه ابزار اشاره می گردد و در آخر نحوه تهیه فرم پیشرفته (فرمی که در آن فرم دیگری تعبیه شده باشد.) بیان می شود. روش های تهیه فرم: اکسس روش های متفاوتی برای تهیه فرم در اختیار کاربران قرار می دهد. برخی از آنها به طور خودکار، برای جدول های انتخابی فرم تهیه می‌کنند و یا با استفاده از ویزارد فرم را تهیه می‌کنند و یا ابزارهایی در اختیار کاربر می‌گذارد تا فرم مورد نظر خود را طراحی کرده و آن را ایجاد کنند. روش هایی که نرم افزار اکسس برای تهیه فرم ها ارائه می نماید عبارتند از: 1- تهیه فرم ستونی به طور خودکار 2- تهیه فرم سطری به طور خودکار 3-تهیه فرم کاربرگی به طور خودکار 4- تهیه فرم جدول محوری به طور خودکار 5- تهیه فرم نمودار محوری به طور خودکار 6- تهیه فرم با استفاده از ویزارد

فهرست

فصل اول: آشنایی با بانک اطلاعاتی فصل دوم: روش های تهیه جدول فصل سوم: کار با جدول ها فصل چهارم: نحوه تهیه فرم فصل پنجم: پرس و جو ها و کاربرد آنها در بانک اطلاعاتی فصل ششم: نحوه تهیه گزارش در بانک اطلاعاتی فصل هفتم: تهیه برد اصلی برای بانک اطلاعاتی واژه نامه انگلیسی به فارسی فارسی به انگلیسی فهرست منابع    

• همراه با سی دی
• نویسنده: مسعود میرسمیعی
• انتشارات: ترمه